Er selskapet ditt klar for åpenhetsloven?

Dersom svaret er nei, anbefaler vi å lese denne artikkelen. Her gir vi praktiske tips til hvordan selskapet kan innrette seg etter Åpenhetslovens plikter. Hvis du er usikker på om selskapet ditt i det hele tatt omfattes av loven, eller hvilke plikter det egentlig er snakk om, kan du ta en titt på denne artikkelen.

Kom i gang med forberedelsene

Det er fort gjort å strekke hendende i været og tenke at det kreves for mye hvis man ikke vet hvor man skal starte. Det viktigste ethvert selskap kan gjøre, er å komme i gang med forberedelser. Ha i mente at loven er ment å være dynamisk – hvor mye som kreves av den enkelte bedrift kan variere ut fra for eksempel størrelse, kundegruppe og forretningsområde. Nedenfor har vi satt opp noen forslag til hvordan selskapet kan starte forberedelsene.

Tiltak internt i selskapet:

• Forankre ansvar i styre og ledelse
• Kartlegge pliktene etter åpenhetsloven
• Fordele ansvaret nedover – i innkjøp, HR og andre relevante avdelinger
• Gjennomgå og tilpasse interne rutiner og etiske retningslinjer
• Forberede varslingssystemer ved mistanke om negativ påvirkning
• Kartlegge selskapets virksomhetsområder, leverandører og forretningsforbindelser og gjennomføre overordnet risikoanalyse – hvor er det størst risiko for negativ påvirkning?
• Utarbeide intern rapport basert på aktsomhetsvurdering (se under)

Tiltak utad – mot offentligheten og samarbeidsparter:

• Planlegge for informasjon på selskapets nettsider
• Innta krav, kontrolladgang og konsekvenser i avtaler med leverandører
• Forberede selskapet på å motta og behandle konkrete informasjonsforespørsler

Aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer

Kravet til aktsomhetsvurderinger er i tråd med OECDs (Organisation for Economic Co-operation and Development) retningslinjer for internasjonale selskaper. I den forbindelse anbefaler vi å ta en kikk på OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger. Dette er en praktisk og nyttig guide. Merk likevel at OECDs retningslinjer har et videre virkeområde enn åpenhetsloven.

Hva skjer når loven trer i kraft?

Forbrukertilsynet har kontroll- og håndhevingsmyndighet. Det skal altså føre tilsyn. Overtredelser kan sanksjoneres med advarsler, forbud- og påbudvedtak, tvangsmulkt og overtredelsesgebyrer. Forbrukertilsynet har også et veiledningsansvar og har lagt ut informasjon om åpenhetsloven og hvordan bedrifter bør forberede seg på sine egne nettsider. Foreløpig er informasjonen ganske overordnet, også når det gjelder spørsmålet om hva bedrifter skal gjøre for å operere i tråd med åpenhetsloven. Forbrukertilsynet har varslet at de etter hvert vil legge ut mer konkrete veiledere.

I den første perioden etter at loven trer i kraft, har Forbrukertilsynet varslet at veiledning vil være et hovedfokus. De understreker likevel på sine egne nettsider at det vil slås ned på «omfattende og åpenbare brudd på lovens bestemmelser» – for eksempel brudd på informasjonsplikten. Overgangsperioden bør derfor ikke være en hvilepute. Det viktigste er å begynne arbeidet nå, slik at kravene etter loven ikke virker uoverkommelige når den trer i kraft.