KOFA har nylig avgjort to saker om oppdragsgivers håndtering av sidetallsbegrensninger i tilbud. Avgjørelsene illustrerer at oppdragsgivere må foreta en samvittighetsfull vurdering av om sidetallsbegrensning faktisk er brutt, og deretter håndheve eventuelle konkurransefordeler på en forholdsmessig måte. 

I sak 2020/410 var det bestemt at leverandørenes løsningsforslag skulle være på maksimalt én side. Valgte leverandørs tilbud var på 17 sider, og oppdragsgiver og klager var uenige om en eller fire av disse sidene beskrev valgte leverandørs løsningsforslag. Oppdragsgiver anførte at kun ett av underkapitlene («Løsningsbeskrivelse») faktisk var blitt vektlagt i vurderingen av tilbyders oppdragsforståelse.

KOFA var ikke enige i denne vurderingen, og påpekte at også andre deler av tilbudet (inkludert underkapitlet «Om løsningsforslaget») inneholdt henvisninger til underkapittelet oppdragsgiver viste til. Oppdragsgivers konkrete tildelingsbegrunnelse tydet også på at andre deler av tilbudet var blitt hensyntatt. Ved å ikke håndheve sidetallsbegrensningen på en forsvarlig måte, hadde oppdragsgiver brutt prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet.

I sak 2020/380 skulle leverandørens løsningsforslag være «maksimum 3 A4-sider». Klager hadde blant annet levert et dokument på 6 sider som – i strid med den tilbudsutformingen konkurransegrunnlaget la opp til – inneholdt mer enn bare løsningsforslaget. Ved evalueringen trakk oppdragsgiver 20 poeng fra tilbudet, i den hensikt å utjevne konkurransefordelen det lange løsningsforslaget kunne gi.

Heller ikke denne gang kom KOFA til at oppdragsgiver hadde håndtert saken riktig. Rett nok kan oppdragsgiver gi et forholdsmessig poengtrekk for å utjevne konkurransefordeler av denne typen. I dette tilfellet viste imidlertid en konkret vurdering av dokumentet at det kun inneholdt tre sider med løsningsbeskrivelse (etter at en generell innledning og opplysninger om priser og kompetanse var skrellet vekk). Poengtrekket var dermed uforholdsmessig, og i strid med prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet. At levererandøren hadde utformet tilbudet i strid med oppdragsgivers forutsatte struktur, var ikke avgjørende i motsatt retning.

Oppdragsgiver må vurdere virkningen av brudd på lengdebegrensninger
Utfallet i sak 2020/410 er ikke så overraskende. Avgjørelsen gir likevel lite veiledning da KOFA ikke sier noe om hvordan oppdragsgiver skulle håndtert det flersidige tilbudet.

Må oppdragsgiver vurdere virkningene av brudd på lengdebegrensninger konkret?
Sak 2020/380 er mer interessant, fordi den slår fast at oppdragsgiver må gjøre en konkret vurdering av hvilke fordeler leverandøren har hatt ved å levere et flersidig tilbud. I den konkrete saken innebar det at en sjablongmessig reduksjon i poeng var i strid med regelverket.

Derimot innebærer ikke uttalelsen nødvendigvis at en sjablongmessig reduksjon i poeng hadde vært ulovlig dersom oppdragsgiver hadde gitt uttrykk for dette i konkurransegrunnlaget. Dette spørsmålet besvarer ikke uttalelsen, men kravet om at reduksjonen må «stå i et rimelig forhold» til konkurransefordelen, tilsier at også en slik løsning lett kan være problematisk.

Kunne oppdragsgiver i stedet avvist tilbudet som var for langt?
KOFA sier ikke om noe om hvorvidt oppdragsgiver i sak 2020/380 i stedet kunne avvist tilbudet fordi det var for langt. Selv om en sjablongmessig reduksjon i poeng ikke var tillatt, er det ikke gitt at en ren avvisning av tilbudet hadde vært ulovlig. Resonnementet kan her være at når oppdragsgiver oppgir et tak på antall sider, er dette for å redusere ressursbruk. Dersom et tilbud ikke oppfyller kravet, vil avvisning fremstå som hensiktsmessig og logisk, nettopp for å realisere formålet med bestemmelsen. KOFA gir ikke svar på dette.

KOFA har imidlertid i tidligere avgjørelser (se sak 2019/30 avsnitt 63) uttalt at oppdragsgiver etter omstendighetene kan ha en plikt til å avvise tilbud som bryter sidetallsbegrensningene. En slik plikt kan tenkes å oppstå dersom det er vanskelig å bedømme hvor stor konkurransefordel de overskytende sidene gir.

Gode grunner kan tale for at oppdragsgiver må utøve et forsvarlig skjønn ved håndteringen av flersidige tilbud. Helt korte overskridelser vil normalt i liten grad påvirke muligheten for å bli tildelt kontrakt, samtidig som overskridelsen medfører lite ekstra ressursbruk for oppdragsgiver.

Sidetallsbegrensninger og innovative løsninger
I en del tilfeller vil et krav til maksimal lengde innebære forskjellsbehandling og motvirke innovative løsninger. Et typisk eksempel kan være at én leverandør tilbyr et standard produkt som kanskje også er regulert av nasjonale eller internasjonale standarder. I slike tilfeller vil det være lett å gi svært mye informasjon i et meget kort tilbud. For en konkurrent som har utviklet et nytt produkt som avviker fra eksisterende standarder, men som løfter egenskapene betydelig, kan en maksimalgrense gjøre det umulig å vinne konkurransen. I slike saker fremstår lengdebegrensningen å utgjøre en vilkårlig ulempe. Heller ikke her har man klar veiledning fra praksis.

Som nevnt over er det flere spørsmål knyttet til sidetallsbegrensninger som ikke er avklart gjennom rettspraksis og KOFAs uttalelser. De to sakene som er kommentert over, indikerer imidlertid at KOFA forutsetter at oppdragsgiver gjør nokså grundige vurderinger av om tilbudene overstiger grensen, og i så fall hvilke konsekvenser som vil være passende. Uansett bør oppdragsgivere vurdere hvilke konsekvenser slike krav kan ha for konkurransen og hvordan man vil håndtere avvik.

   

Andreas C. Wahl                          Aksel Fossbakken

 

SE FLERE ARTIKLER