To nye KOFA-avgjørelser illustrerer hvordan manglende oppfyllelse av dokumentasjonskrav ikke nødvendigvis medfører avvisningsplikt.

I offentlige anskaffelser kan oppdragsgivere stille krav til leverandørenes finansielle og økonomiske kapasitet, og/eller deres tekniske og faglige kvalifikasjoner. For å sette leverandørene i stand til å vise at de oppfyller disse kvalifikasjonskravene, oppstilles nærmere definerte dokumentasjonskrav. Det gjelder en streng avvisningsplikt for leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, jf. anskaffelsesforskriften §§ 9-5 og 24-2.

Det er imidlertid viktig å være klar over at brudd på dokumentasjonskravene ikke nødvendigvis resulterer i manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskravene og tilhørende avvisningsplikt.

KOFA behandlet i sak 2020-892 en anskaffelse om drifts- og vedlikeholdstjenester mv. for heisanlegg. Oppdragsgiver ba om at oppfyllelse av kvalifikasjonskravet «tilstrekkelig tekniske ressurser og kapasitet» skulle dokumenteres med «en oversikt over personell [tenkt brukt i den aktuelle leveransen] med teknisk/faglig kompetanse som er relevant». Én av leverandørene nøyde seg med å gi en nokså generell beskrivelse av bedriftens personell i den lokale avdelingen, uten å konkretisere hvilke individer som ville benyttes i oppdraget.  KOFA fant ikke grunn til å overprøve oppdragsgivers konkrete vurdering av at redegjørelsen – på tross av avviket fra dokumentasjonskravet – viste at kravet om «tilstrekkelig tekniske ressurser og kapasitet» var oppfylt.

I lys av eksempelet over, er det kanskje ikke så overraskende at KOFA konkluderte på samme måte i sak 2020-623. Her hadde oppdragsgiver stilt krav om «god erfaring fra tilsvarende oppdrag», og bedt om dokumentasjon i form av referanser som inkluderte kontaktinformasjon (navn, telefon og e-post) til tidligere oppdragsgivere. Manglende kontaktinfo i dokumentasjonen fra en av leverandørene medførte ikke at oppdragsgivers vurdering av at kvalifikasjonskravet var oppfylt, måtte anses som uforsvarlig.

Selv om de to avgjørelsene viser en lite formalistisk holdning til dokumentasjonskrav, bør ikke leverandører ledes til å tro at de kan forholde seg fritt til slike. Dersom oppdragsgiver konkluderer motsatt – altså at oppfyllelse av kvalifikasjonskravene ikke er blitt tilstrekkelig dokumentert ved den «alternative» dokumentasjonen – kan det være vanskelig å få domstolene eller KOFA til å overprøve denne skjønnsutøvelsen. Anskaffelsesforskriften § 24-2 tredje ledd bokstav g gir også oppdragsgiver mulighet til å avvise leverandører som har unnlatt å gi opplysninger som kan få vesentlig innflytelse på oppdragsgivers beslutninger om avvisning – for eksempel dokumentasjonskravene som er stilt til kvalifikasjonskravene.

KOFA-2020-892
KOFA-2020-623

 Bull & Co – Konkurranse, anbud og leveranse

SE FLERE ARTIKLER