Den 1. juli trer ny lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold («åpenhetsloven») i kraft. Er din virksomhet klar til å foreta aktsomhetsvurderinger, publisere redegjørelser på hjemmesiden og motta henvendelser fra publikum, presse og interesseorganisasjoner som loven krever? 

Dersom svaret er nei, anbefaler vi å lese denne artikkelen. Her gir vi praktiske tips til hvordan selskapet kan innrette seg etter åpenhetsloven. Hvis du er usikker på om selskapet ditt i det hele tatt omfattes av loven, eller hvilke plikter det egentlig er snakk om, kan du ta en titt på denne artikkelen.

Kom i gang med forberedelsene

Det er fort gjort strekke hendende i været og tenke at det kreves for mye hvis man ikke vet hvor man skal starte. Derfor er det viktigste ethvert selskap kan gjøre å komme i gang med forberedelsene. Ha i mente at loven er ment å være dynamisk – hvor mye som kreves av den enkelte bedrift vil variere ut fra blant annet størrelse, risiko, kundegruppe og forretningsområde. Nedenfor har vi satt opp noen forslag til hvordan virksomheter kan starte forberedelsene.

Tiltak virksomheten bør iverksette

Tiltak internt i selskapet

  • Få kunnskap om åpenhetsloven i selskapet og kartlegg hvilke plikter som pålegges etter åpenhetsloven.
  • Forankre et overordnet ansvar i styre og ledelse for å sikre anstendige arbeidsforhold i egen bedrift, i leverandørkjeder og hos andre samarbeidspartnere.
  • Fordel ansvaret for å sikre anstendige arbeidsforhold i bedriften gjennom retningslinjene og rutinene til den enkelte avdeling. Typisk vil dette gjelde innkjøp, HR, compliance, logistikk m.v.
  • Gjennomgå og tilpass selskapets etiske retningslinjer slik at de inkluderer et ansvar for å hindre negativ påvirkning på anstendige arbeidsforhold. Dette viser også at selskapet gjør en reell innsats for å oppfylle lovens krav.
  • Forbered en mulighet for varsling internt ved mistanke om at bedriften har negativ påvirkning på anstendige arbeidsforhold og det som defineres som grunnleggende menneskerettigheter etter loven.

Tiltak utad – mot offentligheten og samarbeidspartnere

  • Planlegg for kravet om å legge ut informasjon om selskapets aktsomhetsvurderinger på selskapets nettsider.
  • Innta krav, kontrolladgang og konsekvenser i avtaler med leverandører.
  • Forberede de relevante avdelinger i selskapet på å motta og behandle konkrete informasjonsforespørsler fra allmennheten, interesseorganisasjoner og media.

Særlig om aktsomhetsvurderinger

Når det gjelder aktsomhetsvurderingen selskapet skal foreta, kan det være uklart hva dette egentlig innebærer. Ved å gjennomføre tiltakene vi allerede har nevnt, er bedriften allerede godt i gang. Poenget med aktsomhetsvurderingene er at selskapet skal få en oversikt over hvor det er størst (om noen) sannsynlighet for at selskapet har negativ påvirkning på anstendige arbeidsforhold og grunnleggende menneskerettigheter. Et typisk risikomoment er hvis bedriften har leverandører eller underleverandører som holder til i et høyrisikoland.

Det er viktig å presisere at aktsomhetsvurderingen ikke betyr at det må foretas en full kartlegging. Vurderingen skal være risikobasert og forholdsmessig. Det betyr at tiltakene virksomheten iverksetter skal samsvare med sannsynligheten for at selskapet har en negativ påvirkning.

For å sikre en risikobasert tilnærming anbefaler vi at selskapet i tillegg til ovennevnte iverksetter følgende tiltak:

  • Kartlegg selskapets virksomhetsområder, leverandører og forretningsforbindelser. Ved å gjøre dette utfører man en overordnet risikoanalyse – hvor er det størst risiko for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i bedriften og i bedriftens leverandørkjeder og forretningsforbindelser?
  • Utarbeid en intern rapport basert på aktsomhetsvurdering. Dette trenger ikke å være en omfattende rapport, men et risikovurderingsskjema hvor de viktigste vurderingene er inntatt skriftlig.

Kravet til aktsomhetsvurderinger bygger på OECDs (Organisation for Economic Co-operation and Development) retningslinjer for internasjonale selskaper. Derfor anbefaler vi å se på OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger. Dette er en praktisk og nyttig guide. Merk likevel at OECDs retningslinjer har et videre virkeområde enn åpenhetsloven. Vi antar at også Forbrukertilsynet vil komme med nærmere retningslinjer på dette punkt.

Hva skjer når loven trer i kraft?

Forbrukertilsynet har kontroll- og håndhevingsmyndighet. Det skal altså føre tilsyn. Overtredelser kan sanksjoneres med advarsler, forbud- og påbudvedtak, tvangsmulkt og overtredelsesgebyrer. Forbrukertilsynet har også et veiledningsansvar og har lagt ut informasjon om åpenhetsloven og hvordan bedrifter bør forberede seg på sine egne nettsider. Foreløpig er informasjonen ganske overordnet, også når det gjelder spørsmålet om hva bedrifter skal gjøre for å operere i tråd med åpenhetsloven. Forbrukertilsynet har varslet at de etter hvert vil legge ut mer konkrete veiledere.

I den første perioden etter at loven trer i kraft, har Forbrukertilsynet varslet at veiledning vil være et hovedfokus. De understreker likevel på sine egne nettsider at det vil slås ned på «omfattende og åpenbare brudd på lovens bestemmelser» – for eksempel brudd på informasjonsplikten. Overgangsperioden bør derfor ikke være en hvilepute. Det viktigste er å begynne arbeidet nå, slik at kravene etter loven ikke virker uoverkommelige når den trer i kraft.

Artikkelen er skrevet av advokatfullmektig Sara Lamøy Engberg og advokat/partner Anette Mellbye

SE FLERE ARTIKLER